¿Alguna vez has escuchado la frase «Es mejor organizarse que organizar»? Esto no es en vano y una empresa tiene que estar al tanto, ya que está demostrado que tener una buena organización ayuda a ser mucho más productivo. Optimizar tu tiempo y espacio te ayuda, a desbloquear una cantidad increíble de energía, eficiencia y mentalidad para el día a día. A continuación conocerás las mejores prácticas para una vida organizada y productiva.
Enfocar tus esfuerzos es una de las primeras acciones que debes realizar si quieres ser más productivo. Establece una lista de prioridades y, además, establece un orden en función de qué tareas son más importantes. Esta lista de prioridades puede cambiar de vez en cuando al igual que puedes identificar algunas tareas para dejar de lado. Serás capaz de tener mejores resultados centrándote en aquello que de verdad importa.
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Prioriza tus tareas
También es recomendable programar tus tareas. Asígnales fechas y horas específicas para cumplir con cada una y procura cumplir con ello para no caer en la procrastinación. Muchos expertos recomiendan planificar tanto el día anterior como el siguiente para poder saber en qué tareas te debes concentrar durante tu rutina diaria. Esto te ahorrará mucho tiempo, el cual podrás destinarlo a cosas mucho más productivas.
Finalmente, tener una agenda es una de las mejores formas de marcarte tareas e instalarte un sistema de recordatorios. Utiliza ella para anotar tus prioridades y anota las tareas con sus respectivas fechas límite. Si quieres ser aún más riguroso, programa un recordatorio de forma que te debate los tiempos y tareas por cumplir.
La importancia del descanso mental
Si hay algo que nos permite mejorar la calidad de nuestro trabajo a través de la productividad es el descanso mental. Esto implica no cargar el cerebro con tareas demasiado exigentes o prolongadas por espacio de tiempo extenso. Para ello es indispensable que estés enfocado en la tarea en cuestión, sin necesidad de cambiar de temas.
Es recomendable tener pequeños descansos de tiempo en tu jornada laboral. Estos pequeños descansos no deben ser largos para no caer en la pereza, pero varían entre 5 y 10 minutos dependiendo de tu actividad. Aprovecha ese tiempo para hacer, alguna tarea física, respira hondo y relájate o bien realiza alguna tarea completamente fuera de la carga laboral para despejar tu mente.
Para asegurarte de tener el nivel óptimo de descanso, es importante que también adoptes algunas pautas saludables como tener una dieta balanceada, llevar una buena rutina de descanso nocturno y practicar algún tipo de ejercicio. Estas prácticas consiguen fortalecer la mente y mejorar tu capacidad para llevar a cabo tareas de difícil grado en tu vida profesional.
Configura tu espacio para la productividad
Un lugar ordenado es sinónimo de una mente tranquila. Para garantizar una buena organización, es fundamental que tengas un espacio de trabajo acondicionado para la productividad. Esto significa que tienes que liberar el área de distracciones, ya sean físicas u online.
Lo ideal es que tengas tu equipo de trabajo de un lado y un espacio liviano y limpio para poder tener la concentración necesaria para llevar a cabo la tarea. Apaga tu celular y cierra todas las ventanas inactivas de internet, esto evitará caer en la tentación de chequear tu cuenta y perder el tiempo innecesario.
Por otro lado, asegurarte de contar con la energía necesaria para seguir adelante con alguna tarea. Aprovecha los recesos diarios para preparar alguna comida sana y nutritiva para evitar de una vez perder el enfoque. También es importante tener alguna botella de agua a tu alcance, bebe agua con frecuencia para mantenerte hidratado.
Delegar es la clave para ahorrar tiempo y recursos
Una gran parte de la productividad pasa por una razonable delegación de tareas. Esto significa especificar cuál es tu labor, cuál no la es y que puedes contar con otros para terminar lo pendiente. La clave radica en realizar aquellas tarea que son incompatibles para una sola persona y trabajar juntos para conseguir mejores resultados.
Para practicar la delegación de tareas eficazmente hay que considerar los roles de cada miembro del equipo. Asignarlos según sus habilidades es una buena forma de delegar tareas sin involucrando demasiado tiempo. Si hay algunas tareas que necesitan de una cierta capacidad, busca externamente un profesional que pueda llevarla a cabo.
Finalmente, perder el tiempo en trabajo aburrido no es viable si una empresa quiere ser productiva. Establece solo una tarea que sea fundamental para el grupo, sin llenarse de trabajo innecesario.
La importancia de estar siempre conectado
Un gran recurso de productividad es la tecnología. Contar con herramientas digitales es un gran refuerzo para los equipo de trabajo, ya que les permite estar conectados entre sí y mejorar la comunicación entre las personas. Estas herramientas ofrecen muchas opciones para mejorar la organización, la coordinación y productividad de cualquier equipo.
Estas herramientas sirven para compartir información rápidamente, así como coordinar entre los miembros del equipo de tal forma que optimice los procesos. Realizar proyectos y reuniones de forma digital es una solución viable para un mejor resultado. Esto además reduce el tiempo que llevan dichas reuniones por lo que se reflejarán mejores resultados.
Por otra parte, estas herramientas ofrecen la opción de llevar un registro de tu progreso para que todos los miembros del equipo sepan en qué punto van. Esto permite mantener un control respecto a diferentes metas y permiten saber de antemano que deben hacer o que deben mejorar para llevar a cabo con éxito la tarea.
Métodos de organización que te ayudarán a ser más productivo
Contar con un método de organización es uno de los primeros recursos que tienes para optimizar tu espacio y tu tiempo. El uso de grandes tablas de trabajo como Kanban, los diagramas de Gantt o los volantes de proyectos son algunas herramientas útiles para un buen control de tus tareas.
Otro método que puede resultarte útil es el GTD (Getting Things Done). Este método está diseñado para que optimices tu tiempo sin perder el control de tus procesos. Estas herramientas permiten registrar tua tareas, establecer tiempos, contar con el apoyo de los demás y programar tu agenda para optimizar tus tiempos.
Sin embargo, si no cuentas con los recursos para poder llevar cabo todos estos procesos, una simple lista te será más que suficiente. Esta lista debe contener solo aquello que es importante para ti, ya sean proyectos personales u oficiales, según tu decisión. Los objetivos principales de estas listas es mantenerte informado de lo que tienes que hacer y proporcionarte una sensación de logro al llegar a cada tarea.
Organízate para evitar situaciones imprevistas
Cuando planificamos nuestro tiempo y espacio para trabajar, una situación imprevista puede ser una seria amenaza a nuestra productividad. Por ejemplo, si hay ciertas cosas que tendrían que ser completadas para una tarea, y las tenemos que empezar desde cero, perderíamos bastante tiempo. Por tal motivo, es muy importante que siempre trates de estar preparado para futuros trabajos.
Para esto, una buena idea puede ser que mantengas un diario. Establecer pequeños objetivos diarios en una agenda es un buen consejo para garantizar tu meta a largo plazo. Además, puedes tener un refugio de trabajo, es decir, una pequeña “zona-templo» para seguir adelante con ciertas tareas.
Por último, si eres un profesional o un emprendedor independiente, es recomendable contar con un equipo con el que puedas trabajar. Contar con un buen equipo de trabajo siempre ayuda mucho si deseas llegar a la meta de ser productivo.
